町内会費の集金でいつも不在のお宅の対策。持ってきてもらう時のルールと手紙の例文

いつも不在で、町内会費が受け取れないお宅ってあるんですよね。

事前に集金日時を告知して家にいてもらう、仲のいい方に頼んでみる、オンライン決済を導入する、などの対策があります。

もし町内会費の集金が難しいなら、町内会の役員に相談してみるのも１つです。

町内での長年の生活から、対策してくれる可能性があるからです。

このきじでは、いつも不在のお宅からの集金方法のアイデア、不在の際にポストインするお手紙の例文などについて詳しく解説します。

町内会費の集金でいつも不在のお宅の集金方法

集金の日程を事前に通知する

町内会費の集金日を事前に住民に通知します。

通知は、チラシ、メール、SNS、町内掲示板などを活用できます。
住民に都合の良い時間を提案してもらい、不在の家を減らすことができます。

集金代行者を指名する

集金代行者を指名して、不在の家を回る役割を任せることができます。

例えば、不在の家の住民と交流がある、仲がいい方に相談すると、集金がスムーズに進む場合があります。

代わりにお願いする場合は、信頼性があり、住民とのコミュニケーションが円滑にできる人を選びましょう。

オンライン集金

インターネットを活用してオンラインで集金を行う方法もあります。

住民にリンクを送り、クレジットカードや銀行振込で支払ってもらうことができます。

町内会の役員に相談する

何度伺っても不在など、町内会費の集金が困難な場合、町会長など役員の方に相談してみるのもいいですよ。

もしかしたら、なかなか集金が集められないことで有名な方で、特別な対策が必要な可能性もあります。

町内会の役員の方は、地域住民の方たちと幅広いコミュニケーションスキルがある場合が多いです。

例えば、不在の方の家に電話で連絡してくれたり、その家の方とコミュニケーションがある方に集金の代行をお願いしてくれたり、解決策が見るかる可能性があります。

町内会費を持ってきてもらうときのポイント

都合のいい日時を連絡しておく

自宅に持ってきてもらうなら、あなたの在宅時間や曜日などをメモで残しておきましょう。

『この時間帯ならいるので、町内会費の持参をお願いします』などと書いたメモをポストに入れておくと分かりやすいです。

正確な金額を伝える

できれば、ぴったりちょうどの金額を持ってきてもらえるのが一番助かります。

せっかく町内会費を持ってきてもらっても、おつりが渡せなければ、また何度も出向いたりする必要が出てきます。

やっと会えたのですから、その一度で用事が全て済むように段取りをつけましょう。

また、念のため、小銭を多めに用意しておいて、お釣りの対応ができるようにしておくのもいいですね。

領収証は必ず渡す

領収証は町内会費の受け渡しを証明する書類です。

後々、トラブルにならないよう、領収証をその場で渡せるように準備しておきましょう。

後日、相手のお宅のポストに入れても、『もらってない』というトラブルが起きる可能性があります。

ポストに入れてもらうのはよほど信頼があるとき

たまに、町内会費を自宅のポストに入れてもらう、という話を聞きます。

これがトラブルの原因になることもあります。

などの問題が起きる可能性があります。

もし、町内会費を自宅のポストに入れてもらうなら、ある程度、信頼関係がある場合に限定した方がいいです。

持ってきてもらったことに対して労う

相手がとにかく忙しくて時間がない場合、足を運ぶことを不満に思う人など様々です。

相手の方が町内会費を持ってきたときには、

• 『お忙しい中、お手数をおかけしました』
• 『御足労頂き、申し訳ありません』
• 『ありがとうございます』

など、足を運んでもらったことに対して、労いの言葉をかけるようにしましょう。

相手も悪い気はしないし、今後のご近所関係にも関係してきます。

ポストに集金の手紙を入れる時の例文

集金に伺ったが不在だったので、また改めて伺う場合

町内会費の集金に伺いましたが、大変残念ながらご不在でした。

日時を改めて、再度ご訪問させていただきます。

皆様のご協力により、私たちの町内会は様々な活動を行うことができております。

ご協力よろしくお願い申し上げます。

相手の都合のいい日時を教えてもらう場合

この度は町内会費の集金に伺いましたが、ご不在だったため、直接お会いすることができませんでした。

今回の集金につきまして、ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

お手数ですが、ご都合の良い日時を記入した紙を我が家の郵便受けに入れていただけますでしょうか。

いくつか候補を頂ければ、その中で都合のいい日時に、集金に伺わせて頂きたく存じます。

お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い致します。

町内会費を持ってきてもらう場合

町内会費の集金につきまして、何度かお伺いさせて頂いたのですが、ご不在が重なり、直接お会いすることができずにおります。

つきましては、大変恐縮ではございますが、ご都合の良い時に、町内会費を私どもの自宅までお持ちいただけますと幸いです。

お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ご持参いただける日時がございましたら、下記の連絡先までご一報いただけますと、私どもとしても助かります。

何かご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

自宅のポストに町内会費を入れてもらう場合

町内会費の集金につきまして、何度かお伺いさせていただきましたが、残念ながらご不在でお会いすることができませんでした。

大変申し訳ないのですが、ご都合の良い時に町内会費を私どもの自宅郵便ポストに入れていただけると、大変助かります。

お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、何卒ご協力のほど宜しくお願い申し上げます。

なるべくお釣りのないよう、ご準備頂けると幸いです。

また、領収証に尽きましては、金額を確認した後、ご自宅の郵便受けに入れさせて頂きます。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

手紙に必ず記載すること

手紙を作成する時には、

を記載するようにしましょう。

まとめ

町内会費の集金は、コミュニティの協力が不可欠です。

同じ町内に住んでいると、顔を合わせる機会も出てきます。

なるべく穏便に済むのが一番ですが、難しいときには、町内会役員にまずは相談してみてはいかがでしょうか。